Se acerca la fecha de fin de año y con eso el deseo de muchas empresas y organizaciones de poder generar un evento de reencuentro para sus colaboradores que cumpla con las normas y protocolos establecidos.

Pero ¿cuáles deberían de ser esos protocolos ideales? Maximiliano Chacón, Gerente de Mercadeo del Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR) nos indicó que es importante en primera instancia que las empresas busquen un lugar que cumpla con las condiciones adecuadas y además, que la empresa interesada establezca sus propios protocolos de realización del evento, comunicándolo previo a sus colaboradores y asistentes invitados.

Es recomendable que en el lugar donde se realizará la actividad tengan claro los espacios que serán utilizados para cada una de las actividades programadas durante los eventos, así como contar con una agenda en la que se determine que irá pasando conforme avanza el encuentro, velando por que el contenido mantenga la atención de los visitantes.

Además, es importante tener claro la duración de la actividad para no comprometer a los asistentes con las restricciones de circulación vigentes, buscar un lugar adecuado para la concentración de personas en donde se cuente con los espacios correctos y finalmente conocer los protocolos de seguridad sanitaria que se requieren para el tipo de reunión que se realizará.

“Sabemos que las empresas y organizaciones tienen muchos deseos de volverse a reencontrar, sin embargo, nuestra recomendación, como expertos en la industria de reuniones, es que lo hagan de una forma responsable, para que sea un evento exitoso y no ponga en riesgo la salud de los asistentes” resaltó Chacón.

Con el objetivo de crear una opción acorde a esta necesidad, el Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR) se dio a la tarea de desarrollar un paquete corporativo para 100 personas, el cual permitirá a los interesados hacerlo en un ambiente seguro. El costo del paquete es de $12.500 más impuesto e incluye mobiliario, mantelería, cena, gaseosa, copa de vino, coctel de bienvenida y música show.

“Nosotros en el CCCR nos hemos adaptado para realizar nuestros eventos con todas las medidas de seguridad sanitaria y por esa razón queremos poner a disposición de estas empresas no solamente nuestras instalaciones, sino también la experiencia que tenemos e albergando eventos de toda índole con una extraordinaria gastronomía” puntualizó Chacón.

Medidas importantes

Actualmente no hay requisitos para el ingreso al CCCR, el asistente no debe presentar ningún tipo de documentación o comprobante, sin embargo, están vigentes las normas de control implementadas por el Centro en atención a los protocolos establecidos por las autoridades sanitarias, para la correcta ejecución de eventos de tipo corporativo y académico.

En el proceso de ingreso se debe cumplir con las medidas generales de seguridad sanitaria: lavado de manos, toma de temperatura, antes del ingreso al recinto, también distanciamiento físico de 1.80 metros, separación de áreas para los diferentes eventos, evitando el cruce de los mismos, trazabilidad de todo el personal de servicio, reporte que compartimos con nuestros clientes quince días después de realizado el evento, además de las medidas sanitarias certificadas de funcionamiento del recinto (Serv guard), en el servicio de atención general (Serv safe), en la atención de alimentos y bebidas (Cocina Segura) y todo lo relacionado con seguridad sanitaria en nuestro país como destino (Safe travels).

Al cierre del mes de octubre y durante el año 2021 en el CCCR se han realizado 29 eventos virtuales, 95 eventos presenciales, 17 eventos híbridos, así como más de 1200 reuniones internas con clientes presenciales.

El compromiso de las empresas es vital para la consecución de los objetivos, en donde el venue y los organizadores se vuelven un solo equipo y trabajan de forma articulada para lograr que esos espacios de reunión se vuelvan a dar, dando a las personas la oportunidad de volver a verse de forma presencial.

La reactivación de los eventos se ha venido dando de manera paulatina, al ritmo de apertura que las autoridades sanitarias han ido implementando en las restricciones que tienen como objeto mitigar el avance de la pandemia.